Frais liés aux nouvelles technologies
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Remboursement forfaitaire ou sur la base des frais réels ?
Les avocats du cabinet BBP Avocat Paris, experts en droit du travail, rappellent que les frais liés aux nouvelles technologies ne peuvent pas toujours faire l’objet d’un remboursement forfaitaire. En effet, certains de ces frais engagés par les salariés pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication doivent être remboursés sur la base des dépenses réellement engagées.
Maître, comment sont remboursés les frais engagés par les salariés pour tous les outils liés aux nouvelles technologies ?
Cabinet BBP Avocats Paris :
Les frais qu’un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de ses activités professionnelles, et dans le seul intérêt de celles-ci, doivent effectivement lui être remboursés. L’employeur peut alors procéder à un remboursement forfaitaire ou sur la base des frais réellement engagés par le salarié. Mais il existe des cas où le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire.
Pouvez-vous nous expliquer dans quels cas le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire ?
Cabinet BBP Avocats Paris :
Prenons l’exemple concret d’une affaire récemment examinée par la Cour de Cassation. Dans ce cas en référence, une société de marketing, spécialisée dans la réalisation d’enquêtes de satisfaction, emploie un très grand nombre d’enquêteurs, 3500 exactement au moment des faits. Elle leur fait signer des contrats à durée déterminée d’usage et généralement de très courte durée, souvent une seule journée. Pour remplir leurs missions respectives, ces salariés travaillent à l’extérieur de l’entreprise, afin d’effectuer leurs enquêtes. Ils reçoivent tous les éléments nécessaires à leurs réalisations, à leur domicile, grâce à internet. Ils doivent donc engager des frais de connexion, mais aussi d’impression pour tous les documents. Pour ces frais, baptisés « frais web », l’entreprise leur alloue une somme de 2€ forfaitaire, qualifiée de remboursement de frais professionnels. Mais à la suite d’un contrôle, l’Urssaf redresse la société et réintègre les indemnités web versées aux enquêteurs dans l’assiette des cotisations.
Comment réagit alors l’entreprise ?
Cabinet BBP Avocats Paris :
L’employeur saisit la juridiction de la Sécurité Sociale, afin de contester ce redressement. Il fait notamment valoir que la multiplicité des missions réalisées par les enquêteurs, eux-mêmes engagés en grand nombre et au moyen de contrats de travail de très courte durée, a pu inciter l’entreprise à rechercher un mode forfaitaire d’indemnisation des frais professionnels exposés, ceux-ci représentant des sommes minimes rendant difficile la production systématique de justificatifs des dépenses exposées.
La cour d’appel de Versailles est sensible à ces arguments et décide qu’effectivement, au regard des spécificités de l’activité et des missions remplies par les salariés, le remboursement forfaitaire peut être admis, à partir du moment où l’employeur justifie l’obligation pour les salariés d’exercer ces dépenses afin de remplir les missions pour lesquelles ils ont été engagés, factures à l’appui.
Pourquoi la Cour de Cassation émet-elle alors un avis contraire ?
Cabinet BBP Avocats Paris :
La Cour de Cassation considère, à l’inverse, que le remboursement forfaitaire de frais professionnels liés aux nouvelles technologies n’est pas possible. En effet, les Hauts Magistrats rappellent que l’arrêté du 20 décembre 2002, modifié par celui du 25 juillet 2005, prévoit que le remboursement de tels frais s’effectue uniquement sur la base des dépenses réellement engagées, ou, lorsque l’employeur ne peut en justifier, d’après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d’heures d’utilisation à usage strictement professionnel de ces outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication. La limite est néanmoins fixée à 50% de l’usage total et l’indemnisation forfaitaire est impossible.
Alors comment concrètement rembourser ces frais professionnels liés aux nouvelles technologies ?
Cabinet
BBP Avocats Paris :
Pour les rembourser, l’employeur ne peut donc restituer que les frais réels. Il effectue le versement soit en fonction des justificatifs fournis par les salariés, soit en fonction des déclarations des salariés évaluant le nombre d’heures d’utilisation à usage strictement professionnel de ces outils.
Il est à noter que ces frais liés aux nouvelles technologies ne sont pas les seuls pour lesquels le remboursement s’effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées. Rappelons qu’il en va de même pour les frais engagés par le salarié en situation de télétravail, pour les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement dans le cas d’une mobilité professionnelle. Idem pour les indemnités destinées à compenser les frais des salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par des entreprises étrangères qui ne bénéficient pas du régime de détachement ou d’une convention bilatérale de Sécurité Sociale ; c’est tout aussi bien le cas pour les salariés des entreprises françaises détachées à l’étranger et qui continuent de relever du régime général. Citons également les indemnités destinées à compenser les frais engagés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement.